Kein perfektes Tool, aber erfolgreiche Zusammenarbeit
Die Corona-Pandemie hat die digitale Zusammenarbeit in vielen Unternehmen beschleunigt. Von jetzt auf gleich haben viele Unternehmen den Schalter für digitales Arbeiten umgelegt. Welche Auswirkungen hatte das auf die Zusammenarbeit? Carolin und Andreas fassen einige unserer Erfahrungen aus den vergangenen Monaten zusammen.
Text: Carolin Holzer und Andreas Ingerfeld
Vor drei Monaten war VUCA für uns alle auf einmal real. Präsenztermine wurden wegen der Corona-Pandemie abgesagt und das Homeoffice war für die meisten Menschen das neue Zentrum allen Arbeitens. Für uns covolutioneers war das wenig Neues – wir leben über Deutschland verteilt und sind es daher gewohnt, miteinander digital zu arbeiten. Spannend wurde es aber mit Blick auf die Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Wir haben das Glück, dass fast alle laufenden Projekte trotz Pandemie weiterlaufen konnten. Nur eben digital. Von jetzt auf gleich haben viele Unternehmen den Schalter für digitales Arbeiten umgelegt. Eine Herausforderung vor allem für die auf physische Präsenz und Sicherheit ausgerichteten Organisationen: restriktive IT-Vorgaben, fehlende Erfahrung mit digitaler Zusammenarbeit, Konflikte zwischen VPN und Breitbandanschlüssen, beschnittene Browser, abgeschaltete Kameras – die Liste der Hürden ließe sich noch lange fortschreiben.
Dennoch ziehen wir ein extrem positives Fazit nach einem Quartal digitaler Meetings, Workshops und Coachings. Um es mit den Worten eines unserer Kunden zu sagen: „Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht. Wir sollten jetzt schauen, dass wir vieles auch in Zukunft so machen.“
Erkenntnisse zur Arbeit in digitalen Formaten
Uns covolutioneers macht es große Freude, neue (digitale) Räume zu öffnen und Menschen im Ausprobieren und Kennenlernen neuer Arbeitstools zu unterstützen. Einige Erkenntnisse und Anregungen speziell zur Arbeit in digitalen Formaten haben wir hier aufgeschrieben:
- Digital kann extrem effizient sein: Wir erreichen in Gruppen mit überraschend geringem zeitlichem Aufwand fokussierte und pointierte Ergebnisse. Aber: Dazu braucht es mehr und intensivere Vorbereitung.
- Collaboration ist besser als Frontalbeschallung – auch digital. Klassische Settings wie Telefon- oder Videokonferenzen mit Screensharing sind nicht geeignet, Teilnehmer über längere Zeit aufmerksam einzubinden.
- Nach 90 Minuten ist Schluss: Intensive Formate (z.B. Lernformate, Reflexionen oder kollaborative Entwicklungsprozesse), die wir bisher in ein- oder mehrtägigen Workshops umgesetzt haben, funktionieren auch digital. Bedingung aber ist: Klar getrennte Module, keines länger als 90 Minuten, maximal drei Module an einem Tag. Und Pausen!
- Weniger ist mehr: Das technische Setup sollte funktional sein ohne unnötige Schnörkel. Wichtig ist stabile Performance. 80 Prozent (und manchmal auch deutlich weniger) technische Perfektion reichen völlig aus, um gut zu arbeiten.
- Das perfekte Tool gibt es nicht (auch wenn zoom schon lange unser Favorit ist). Aber: Es gibt gute Einzellösungen, die für den jeweiligen Kontext genau das bieten, was benötigt wird und was hilfreich ist. Wir kombinieren am liebsten (a) Videokonferenzen mit (b) digitalen Whiteboards und (c) Breakout-Rooms.
- Jedes Kundensystem ist anders – auch mit Blick auf die Technik: Bei einigen geht nur Webex, bei anderen nur GoToMeeting, einige können nur Microsoft Teams. Manchmal geht Miro, manchmal nur Dropbox Paper. Wir haben gelernt, die jeweiligen Restriktionen zu akzeptieren und schauen auf die Möglichkeiten, die in den Systemen und Tools stecken.
- Kunden-Checkliste: Vorab klären wir mit unseren Kunden (und ggf. auch deren IT), was sie benötigen, um ein möglichst erfolgreiches Erlebnis zu haben. Wir geben Empfehlungen zur Wahl des Browsers, den Einstellungen und geben Tipps zur Einrichtung der Arbeitsumgebung.
- Übung macht den Meister: Mit neuen Gruppen machen wir immer erst eine Tool-Journey und vereinbaren klare Spielregeln für die Gruppe. So bewegen die Menschen sich sicher in den Tools und keiner hat die Sorge, durch die Technik von der Diskussion abgehängt zu werden.
- Digitale Doppelmoderation: Im digitalen Raum trennen wir die inhaltliche Moderation klar von der technischen Begleitung und Moderation. Bei technischen Problemen halten wir so den inhaltlichen Fokus und unterstützen zugleich mit Tipps zum Lösen der Probleme.
- Alles explizit machen: Der digitale Raum verträgt keine Ironie und vor allem keine impliziten Annahmen und Vermutungen. Was wahrgenommen oder empfunden wird, muss ausgesprochen werden. Sonst entstehen schnell Missverständnisse oder Unzufriedenheit. Dinge explizit machen, hilft übrigens auch bei analogen Formaten ;-)
Unser Fazit: Die Interaktion im digitalen Raum in Echtzeit bietet spürbaren Nutzen.
Die Formate können sehr kurzweilig sein, die Zusammenarbeit ist fokussiert und die Ergebnisdichte hoch. Die Teilnehmer*innen erfüllt die Arbeit im Digitalen mit dem guten Gefühl, etwas geschafft zu haben. Denn Fortschritt ist für alle sichtbar und jeder kann seinen Beitrag leisten. Wenn man als Moderator*in dann noch für unterhaltsame Pausen sorgt, verfliegt die anfängliche Sorge, dass man jetzt „2 Tage lang in der nächsten Telko hängt und berieselt wird“, recht schnell.
Und wichtig ist auch: Nicht alles kann und muss in Zukunft digital stattfinden. Die Kunst besteht darin, bewusst zu entscheiden, für welche Anlässe, Themen und Ziele welches Format und welches Medium das passende ist.
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